Los eventos constituyen una de las herramientas de comunicación más potentes, y afortunadamente comienzan a ser incorporadas como una pieza más del plan de comunicación y marketing de las compañías. Sin embargo, en los últimos años y fundamentalmente tras la crisis sanitaria, al igual que la comunicación en tiempos de adversidades, nos encontramos ante una reinvención de la experiencia, conscientes de que algunos formatos en eventos y congresos van a cambiar.
No es ningún secreto que, tras decretarse el estado de alarma a raíz del Covid-19, muchas actividades en las que antes primaba el presencialismo se han tenido que trasladar al plano virtual. La docencia, el comercio, la práctica deportiva, los planes culturales o las reuniones de trabajo son solo algunas acciones que en los últimos tiempos se han visto obligadas a aparcar el cara a cara. Empresas e instituciones, se han reinventado a través de nuevos modelos y canales de comunicación online con el fin de garantizar el éxito a la hora de mantener la cohesión y conexión con sus públicos. Ahora, que las reglas del juego han cambiado, cabe ver si todo este tipo de actividades pueden mantener su gancho y efectividad en el terreno virtual.
Más allá de normas dictadas a nivel administrativo e instalándonos en una nueva normalidad en la que todavía es de obligado cumplimiento las distancias de seguridad, el uso de mascarillas, el aforo limitado en reuniones y demás medidas higiénicas, parece claro que, una vez conocidas sus ventajas, cabe seguir indagando en el potencial de los eventos y actos online. Lo que surgió en el seno de las empresas como solución obligatoria a paliar el golpe y para seguir generando cierto impacto en sus estakeholders, debe seguirse explotando -y explorando- como vía estable para comunicarse con sus públicos potenciales.
En el caso de los departamentos y agencias de comunicación, ello supone un gran camino por indagar en lo que respecta a ruedas de prensa, presentación de producto, webminars y jornadas, debates, contenidos y eventos corporativos. Las nuevas herramientas digitales permiten conocer las posibilidades en materia de atracción, segmentación y medición. Por tanto, para el rol del organizador -que ya era multidisciplinar- supone también una oportunidad para la creación de alianzas y sinergias, así como un enriquecimiento a nivel tecnológico.
Salto a lo virtual
La cancelación del Mobile Word Congress marcó el principio de este cambio de paradigma. Los primeros efectos de la pandemia ya se habían hecho notar, por aquel momento lejos de nuestro país, pero la prudencia empezó a reinar en uno y otro confín. Durante esas primeras semanas, además de la expectación de ver cómo se sucedían los acontecimientos, las empresas más ávidas de mantenerse activas, pese a las restricciones, encontraron en las plataformas especializadas en organizar eventos virtuales a unas grandes aliadas. Así lo pusieron de manifiesto ya a mediados de marzo algunas como Hopin y Run de World. La primera, pasó de tener 10.000 solicitudes a 18.000 en apenas tres semanas, periodo en el que también organizó 800 de los 1.100 eventos virtuales que llevaba a sus espaldas tras poco más de un año de andadura empresarial.
Este salto a lo virtual replica muchas de las ventajas de los eventos físicos (posibilidad de networking, asistencia a conferencias, etc.) y añade el ahorro de costes logísticos, económicos, de desplazamientos y, por ende, también medioambientales. Se trata por tanto de alternativas mucho más sostenibles, cuya rigurosidad y calidad no tiene por qué verse afectadas. De hecho, ponentes e invitados de primer nivel y sin un hueco en sus agendas probablemente agradezcan poder participar a distancia en eventos que les interesan desde un plano profesional y reputacional. Invitación que, de tenerse que desplazar, seguramente en un gran número de ellas se verían obligados a declinar.
Por tanto, con respecto a la celebración de conferencias y grandes eventos como los congresos, se prevé que serán mayoritariamente online e híbridos. Se mantendrá la presencia de grandes conferenciantes, pero el congresista demandará más interacción, querrá participar. Los organizadores deberán substituir los grandes auditorios por salas más pequeñas y ofrecerán un contenido formativo más especializado en el que el asistente pueda interactuar. Asimismo, se está haciendo un esfuerzo en innovación, reuniendo todas las metodologías (incluyendo las docentes) para convertirlas en maneras de involucrar a la audiencia.
Atracción y medición
En abril, la comunidad virtual Second Life señaló haber experimentado un crecimiento del 60% en los últimos meses. Se trataba de un crecimiento proveniente de la demanda de empresas que querían organizar eventos virtuales y que también acudían a nuevas tecnologías como la realidad virtual para hacer de sus encuentros experiencias más inmersivas.
Las empresas han visto el potencial del terreno virtual para mantener el contacto con su público, ya sea interno o externo, pero también para ganar en imagen de marca y generar flujo y retorno de forma más inmediata que con los actos físicos. Y es que ya se sabe que la inmediatez de lo virtual, junto a su capacidad para viralizar contenido, es ideal para multiplicar exponencialmente el eco de cada evento, presentación, convención, congreso o formación corporativa.
Eso si, además de la creación de una campaña y contar con la participación de personajes relevantes o anunciantes que respalden la iniciativa, es necesario tener en cuenta algunos aspectos para lograr los objetivos fijados y atraer la atención del público. Algo que puede lograrse mediante la creatividad, calidad en la producción y la realización, así como la figura del storyteller. Esto viene sucediendo sobre todo en presentaciones de producto de gigantes tecnológicos, que ya hace tiempo se dejaron atrapar por el universo virtual.
Ventajas
Además del ahorro de tiempo y costes que supone tanto para el organizador como para el asistente, la promoción de un evento online y presencial son prácticamente idénticas. Vivimos en la era digital y en este sentido, la comunicación será la misma, la diferencia es que un evento online permite ampliar el número de asistentes por no tener limitaciones de espacio físico.
Si en un evento prima la preocupación del organizador por las métricas, el ROI, y demás estadísticas que se arrojan, la medición de los parámetros de un evento online son muy similares a los de un evento presencial.
Al igual que la inmediatez a la que ya hacíamos referencia, acudir a canales de YouTube, redes sociales corporativas o herramientas como Brella, Zoom, Eventtia, Hopin, INXPO, iVent, MeetMaps, MeetYoo o vFairs, entre otras, también permiten una mayor cercanía con los públicos potenciales, así como la posibilidad de segmentar los eventos, los mensajes y el tipo de lenguaje en función del target al que nos dirigimos.
Los compañeros de TufabricaDeventos lo saben bien y constituyen el punto de partida para muchos organizadores que continúan con su actividad de organización y gestión de sus eventos, de forma totalmente online. Para ello y como especialistas en la gestión de eventos online live streaming, eventos híbridos y virtuales, totalmente personalizados, han elaborado una completa guía para organizadores profesionales y empresas. En ella, además de conocer todas la posibilidades que el software ofrece, acompañan paso a paso al organizador para realizar su propio evento virtual.
Además de la medición y automatización de tareas, desde el propio software será posible gestionar la web y/o app del evento, ticketing o venta de entradas (control en tiempo real aun siendo un evento online), el registro de asistentes, agendas y comunicaciones personalizadas (a través de lanzamientos de email marketing), networking “one to one” online, así como las retransmisiones personalizadas, garantizando la calidad audiovisual y privacidad de los asistentes.
Todas estas herramientas existentes en el mercado, además de facilitar enormemente la gestión del evento, optimizan costes y tiempo (al organizador y asistente), contribuyen a aumentar el engagement y permiten asimismo, medir el impacto, el alcance y la convocatoria del evento en tiempo real. Métricas que completarán también el tráfico generado en redes sociales.
En estos meses hemos avanzado bastante en cuanto al desarrollo de nuevos formatos. De hecho, muchos espacios han incorporado a sus servicios verdaderos platós de televisión para que los eventos virtuales tengan un componente presencial que los haga más atractivos.
Se abre una puerta a sinergias y nuevas alianzas en un momento donde prima la tecnología, la creatividad y los equipos multidisciplinares. Si los eventos online han llegado para quedarse, sin duda estamos ante nuevas oportunidades de aprendizaje, enriquecimiento y evolución.
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Fuente imágenes: Gracias TufábricaDeventos y Freepik
