LA FORMACIÓN DE PORTAVOCES COMO EJE DE LA ESTRATEGIA COMUNICATIVA

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Pronunciar un discurso o realizar una presentación, puede llegar a elevar las pulsaciones para quién las realiza. Así iniciábamos nuestro post donde enumerábamos los pasos más importantes para realizar presentaciones en público y mejorar la oratoria con el objetivo (nada fácil) de cautivar a una audiencia cada vez más informada.

Conscientes de que en la actualidad los consumidores y usuarios desean conocer más a las personas que conforman sus firmas de cabecera, es importante pararse a pensar en base a qué tipo de mensajes y acciones articulará la relación entre la compañía y los medios de comunicación, algo a su vez fundamental para llegar a sus públicos de interés. Una estrategia comunicativa en la que cabrá, por una parte, optar por la transparencia, la claridad y la coherencia, así como fijar cierta calendarización de las acciones, y por la otra, escoger qué tipo de portavoces deseamos que se conviertan en la voz e imagen de la compañía o embajadores de marca. Unos portavoces a los que, hoy más que nunca, cabe formar en oratoria y habilidades interpersonales. ¿Sabes qué otras ventajas aporta la formación de portavoces al negocio?

Hoy más que nunca, cabe formar a los portavoces en oratoria y habilidades interpersonales.

La Real Academia Española define el término ‘portavoz’ como ‘persona que está autorizada para hablar en nombre y representación de un grupo o de cualquier institución o entidad’ y como ‘persona autorizada para comunicar a la opinión pública lo que piensan acerca de un asunto determinado las instituciones políticas o sus dirigentes’. De ambas acepciones se deduce que se trata de una persona, al fin y al cabo, que ejemplifica los valores y la filosofía de la empresa, y que también goza de la confianza de los mandos directivos de la compañía.

No en vano, el portavoz debe ser quien transmita el punto de vista de la empresa en torno a temas amables e incluso banales, pero también en aquellos más peliagudos como pueden ser una crisis reputacional, fake news, una práctica empresarial cuanto menos cuestionable o un procedimiento nada popular a ojos de la opinión pública, como un escándalo judicial, una publicidad engañosa o, más en línea con el contexto actual, la necesidad de prescindir de parte del equipo o tener que acogerse a un Expediente de Regulación Temporal de Empleo (ERTE).

La capacidad analítica y resolutiva, así como la versatilidad y mantener la compostura pese a las críticas o reprobaciones, serán por lo tanto algunas de las cualidades de las que estos portavoces deberán hacer gala a diario. También deberán ser claros y coherentes en cada uno de sus discursos, así como mostrarse seguros y respetuosos, atender tanto a su lenguaje verbal como no verbal y, en definitiva, ser elocuentes y convincentes.

 

Cara visible del negocio

De todo lo anterior se deduce que escoger un portavoz para que vehicule los mensajes que una compañía desea transmitir entre la opinión pública no es fácil, pero sí necesario. Y es que, tal y como subrayan los expertos de forma incansable, se trata de una figura clave en el ejercicio de las relaciones públicas. De él o ella dependerá que una estrategia de comunicación sea un éxito o un fracaso, ya que para bien o para mal se convertirá en la cara visible del negocio y la que va a encargarse, asimismo, de gestionar la relación con los medios de comunicación, conceder entrevistas o facilitar declaraciones, entre otras cosas.

Un portavoz ante todo debe estar permanentemente informado. Informado de todo cuanto acontece en la empresa de puertas hacia dentro, en especial de las fortalezas y debilidades de esta y cómo deben abordarse ambas en la estrategia de comunicación establecida por la propia compañía, pero también de puertas hacia fuera. Es clave conocer qué ocurre en el sector; qué oportunidades y amenazas se dibujan en el mismo y el contexto de cada momento para la firma que representa; qué hace o deja de hacer, con más o menos acierto, la competencia; qué dicen los medios acerca del sector, etc. Empaparse de todo cuanto rodea al negocio y al sector de actividad en el que se ubica es por lo tanto fundamental, como también lo es conocer a los periodistas que suelen cubrir las noticias del sector.

Tejer con ellos relaciones basadas en la cercanía y la confianza será algo que en el medio plazo beneficie al portavoz y, por ende, a la empresa ya que, por ejemplo, antes de dar por bueno cualquier rumor que planee sobre el negocio, este podrá ser desmentido de un plumazo y no ir más allá si el periodista en cuestión acude en primera instancia al portavoz de la compañía.

Además de la cualidades que deberá tener, un portavoz ante todo debe estar permanentemente informado de todo cuanto acontece en la empresa. De él o ella dependerá que una estrategia de comunicación sea un éxito o un fracaso.

Formación = Profesionalización

Si el portavoz nace o se hace sería un debate equiparable al del líder. La respuesta también sería similar, ya que, mientras hay cualidades como la cercanía, la escucha activa, la humildad, la empatía, la honestidad, la imagen y la versatilidad, tan necesarias en la figura del portavoz, que pueden venir ‘de fábrica’, hay otras que pueden incorporarse al abanico o perfeccionarse a base de práctica o de formación. La de la formación de portavoces es un área que dominan especialmente aquellas agencias de comunicación que no solo creen en el diseño de un plan de comunicación a medida para cada empresa, sino en la elección de mensajes clave (según estrategia o necesidad) y de las personas adecuadas a la hora de transmitir esos mensajes a los medios como fórmula idónea ante cualquier circunstancia: una crisis reputacional, mantener o mejorar la imagen de la empresa a la que representa, lanzamientos de un producto, nombramientos, generar impactos positivos en la opinión pública, etc.

La formación de portavoces es un área que dominan especialmente aquellas agencias de comunicación que no solo creen en el diseño de un plan de comunicación a medida para cada empresa, sino en la elección de mensajes clave (según estrategia o necesidad) y de las personas adecuadas a la hora de transmitirlos.

En la formación de portavoces que ponemos al alcance de las empresas, además de incidir en la claridad y concisión de esos mensajes, las agencias trabajamos en potenciar las cualidades inherentes en el profesional y le ayudamos a desarrollar otros rasgos que deben hacerse palpables en cada una de las declaraciones de esos portavoces, quienes deben hacer gala de una comunicación asertiva, coherente y ordenada, pero a la vez ser capaz de reaccionar -siempre desde el respeto y la calma- ante cualquier pregunta o valoración de los periodistas a los que se dirija. Ver más allá y anticiparse a cualquier tipo de situación, por inverosímil o surrealista que pueda parecernos a priori, también será un ‘must’, más si cabe en este entorno tan volátil donde a través de las redes sociales y otros formatos digitales cualquier persona puede erigirse como creador de noticias, con más o menos veracidad o buena fe.

En la formación de portavoces las agencias trabajamos en potenciar las cualidades inherentes en el profesional y le ayudamos a desarrollar otros rasgos que deben hacerse palpables en cada una de las declaraciones que realice.

Trabajar en la oratoria y en las habilidades interpersonales de los portavoces no solo servirá para que estos ganen en autocontrol, confianza y seguridad, rasgos claves para transmitir determinación en cada una de sus intervenciones, sino que servirá para profesionalizar una figura que, si bien existe desde hace muchos años, estos últimos meses, tan convulsos a nivel informativo, ha vuelto a probar su valor añadido. ¿Estás dispuesto a dejar escapar todas las ventajas de formar a tus portavoces con nosotros? 🙂 Gracias por tu tiempo.

Imágenes archivo Event Think.

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