Como hemos comentado en otras ocasiones, los eventos corporativos son una de las mejores y más efectivas herramientas de marketing y comunicación de una empresa. Son la clave para conectar con el público, acercarse y conocerle mejor. Ayudan a reforzar la imagen, tanto a nivel interno como externo. Informan y educan a los diferentes públicos, acerca del propósito y del lugar que ocupa la organización dentro de un determinado sector.

Actualmente, muchas empresas conocen los beneficios que se obtienen en la comunicación en vivo y es por ello, que apuestan fuertemente por la celebración de actos, para mantener un feed back constante con sus públicos.

Los eventos se han convertido en una verdadera experiencia de marca. La premisa es hallar siempre la diferenciación entre los competidores y otorgar valor añadido al target correspondiente. Algunas empresas celebran eventos para reforzar su imagen, dar a conocer nuevos productos, otras celebran eventos para fidelizar y captar nuevos clientes, incentivar equipos de venta y comunicar nuevas tecnologías. En definitiva, generar experiencias donde los públicos se identifiquen de manera positiva con la propia marca.

Independientemente del tamaño de la empresa y aún en tiempos difíciles, se siguen celebrando eventos, lo que indica que las organizaciones son muy conscientes de las ventajas que se obtienen en la comunicación en vivo, como una herramienta de marketing muy sólida.

Por ello, la organización de un evento debe ser parte de tu plan de marketing y comunicación. Para llevar a cabo una gestión en tus estrategias de comunicación en vivo con éxito, y lograr la difusión deseada, deberás empezar por incluir todas las acciones en vuestro plan anual y en sus diferentes fases.

De entre todas las acciones y canales existentes para la difusión, hoy hablaremos del espacio web para tu evento y qué elementos importantes deberá contener.

Cuando creamos un sitio web para eventos, es importante comunicar con claridad, generar expectación y atraer, algo que no se logrará únicamente con un buen diseño. Hay que asegurarse de poner en relieve el contenido más relevante, en la presentación de tu evento.

Veamos las nueve más importantes que deberá contener la web de tu evento:

1- La Url de tu evento y su diseño

Te recomendamos que la “url” o el título de la página web de tu evento, sea lo más corta y sencilla posible. Será importante que lo tengas en cuenta, ya no solo porque aportará un mejor diseño a tu web, sino porque el contenido de la página, puede conocerse mucho mejor a la hora de compartirla, tanto en redes sociales como por Internet.

Diseño: “Responsive design”

El sitio web del evento debe ser una experiencia positiva, atrayente e informativa para cualquier usuario, independientemente del dispositivo que utilice. Por ello te recomendamos que el espacio web de tu evento, se adapte a cualquier tipo de pantalla.

2- Logo, descripción del evento e inscripción

Acompaña en todo momento la imagen de tu evento y el logotipo creado para tal fin. La creatividad y frescura, sin duda son un plus, pero recuerda que la imagen y el logotipo que diseñes, deberán ser coherentes con la imagen de la empresa organizadora, el tipo de evento, los contenidos, así como el target al cual te vas a dirigir 😉

Importante que el título, la descripción y el público al que va dirigido el evento, aparezcan al inicio de tu página, bien visible. De este modo, el visitante captará de forma inmediata la información más relevante de tu evento.

El apartado de “inscripción / venta de entradas” (call to action) es también importante. Crea frases y slogans que generen interés e inscripciones. Debe llamar la atención, sobresalir del resto, estar bien posicionado en tu web, será claro y atractivo.

La llamada a la acción para registrarse en un evento, es a menudo otro de los elementos que se descuida o se le otorga un único y discreto lugar en algunas webs. De modo que te recomendamos que el espacio web de tu evento, tenga como mínimo un apartado especial y visible para la inscripción. Otra opción sería la creación de un banner (preferiblemente dinámico) para todos los apartados de tu web y que invite al registro 😉

3- Cuándo y Dónde

Los asistentes siempre buscan esta información. Parece obvio ¿verdad? Pero lamentablemente, se siguen viendo webs de eventos, en donde la fecha y localización se ubican en lugares poco o nada visibles. El cuándo y donde deberán estar muy visibles.

Asimismo, es recomendable incluir un mapa con la localización exacta. Esta será la zona más visitada del sitio web el día del evento, incluye un mapa sencillo y con puntos de interés. Otra opción interesante sería crear una una App de tu evento, será un valor añadido para tus asistentes.

La creación de una app para tu evento, ofrece un conjunto de ventajas adicionales tanto para tus asistentes, como para la difusión de tu acto. Además de la geolocalización, inscripciones, información extra del evento, redes sociales, cuestionarios de satisfacción entre otras, los asistentes podrán interactuar, difundir a través de la app entre otros invitados y en redes sociales antes y durante la celebración de tu evento.

4- Programa y ponentes

En cuanto al programa, hay que asegurarse de poner en relieve el contenido más relevante del evento. Es necesario especificar la hora de inicio y finalización de nuestro evento, los ponentes, el contenido de las ponencias, la duración de las mismas así como el horario de descanso (si lo hay).

No olvides remarcar los colaboradores y ponentes que intervendrán en tu evento. Los influencers (artistas, intérpretes, atletas, músicos, economistas) son un reclamo poderoso para tu evento, tiene un alto poder de convocatoria e influencia a la hora de que los posibles asistentes se registren en tu evento.

De modo que, darles el protagonismo a ellos y posibilitar que los asistentes puedan conocerlos, será un plus de satisfacción a tu audiencia.

5- Patrocinadores, colaboradores, sponsors y otros….

¡No te olvides de tus partners! Ellos también son parte fundamental de tu evento y por tanto, del éxito del mismo. Habilita un lugar bien visible en tu espacio web, con información corporativa de tus colaboradores, sponsors, patrocinadores, de sus logotipos (enlazados a sus respectivas webs) y comunica su participación en el proyecto.

6- Información gráfica

Un evento es efímero, un vídeo no! 😉 Vivimos en un mundo de imágenes a través de muchos canales, así que mostrar vídeos y fotos de tu evento antes, durante y después, será un plus informativo que no solo te ayudará en su difusión previa sino que, te ayudará a mantener contacto con tu audiencia, incluyendo a los medios de comunicación, durante el evento y posteriormente a la celebración del mismo. Crea, actualiza y comparte toda la información gráfica de tu evento.

7- Redes sociales

Asegúrate de que la página web de tu evento, incluya todos los enlaces de las redes sociales que hayáis seleccionado para promover el evento e involucrar a las audiencias en el mismo. De esta manera te asegurarás que el mismo, puede ser compartido fácilmente por toda la red de una manera sencilla.

No olvides crear siempre un hashtag de tu evento antes de la celebración del mismo. Incluir el hashtag junto con el widget de Twitter, te ayudará a viralizar tu contenido y mostrar todas las novedades relacionadas, así como el feedback con tu target.

8- Noticias

Nosotros siempre decimos: Todo lo que no comuniques, no existe!  Hay que mantener a tu audiencia informada sobre la evolución del evento. Crea una sección de noticias donde vayas subiendo el contenido. Publica toda novedad e información relevante que se produzca antes, durante y después de la celebración de tu evento.

9- Contacto

El apartado de contacto, debe estar siempre visible y accesible. De esta manera, cualquier persona interesada en recibir más información o resolver cualquier cuestión, podrá contactar de manera directa y sencilla.

Si tu agenda no te permite crear el diseño y los contenidos para tu evento, otra opción interesante es delegar en manos de agencias profesionales de comunicación / marketing y proveedores especializados. Te acompañarán desde el principio para que tus objetivos sean alcanzados con éxito.

Gracias por tu tiempo! si te ha parecido interesante, puedes compartirlo en Twitter o Linkedin  😉