Está demostrado que en la actualidad los eventos constituyen una de las mejores herramientas de comunicación y marketing. Las empresas lo saben y por eso la organización de actos forma parte del plan anual de muchas de ellas, con el fin de materializar sus objetivos principales y llegar al público con la máxima efectividad.
En este post, hemos querido poner el foco en la fase final: “la postproducción” o “el post-Evento”, uno de los procesos igual de importantes que la fase previa o de celebración y que lamentablemente en ocasiones se descuidan.
Cuando se organiza cualquier acto, recordemos que durante el proceso intervienen diferentes fases y disciplinas de un modo transversal, que deben estar bien dirigidas y ejecutadas por profesionales del sector de la comunicación, el marketing, el protocolo y audiovisuales, entre las más destacadas.
El éxito de un evento reside por tanto, en la organización íntegra de todas las disciplinas que intervengan, en la perfecta coordinación de todos los equipos que participen en la organización, así como de un riguroso cumplimiento de las distintas fases de preproducción, producción y postproducción.
“Organizar un evento no se limita simplemente a la contratación de proveedores y ejecución del mismo. Es imprescindible contar con un equipo profesional y multidisciplinar para llevar a cabo con rigurosidad todas las fases”.
Finalización del Evento
Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y presión bajan considerablemente, sin embargo no por ello terminan las tareas. Tras la celebración de un acto, llevar a cabo una eficiente y eficaz gestión de postproducción, es tan importante como la planificación y ejecución del mismo.
Además, el seguimiento es clave para que empresas organizadoras y patrocinadores involucrados, estén informados sobre el rendimiento y los resultados económicos. Analizar, recoger y comunicar los resultados, logros obtenidos, inputs de prensa requiere de tiempo. No obstante, es un momento idóneo para el aprendizaje, la comunicación interna y la autocrítica.
1. Análisis interno
Es la fase donde practicamos la autocrítica y el análisis con rigurosidad. Para nosotros es una máxima: “Siempre hay maneras de hacerlo mejor” 🙂
Es muy importante recabar la opinión y evaluación del equipo, de asistentes y de todo el personal externo que colaboró. Conocer a nivel operativo las fortalezas y debilidades de las distintas áreas, antes, durante y después del evento, nos ayudará en nuestro crecimiento profesional. Además será un referente para futuros eventos de similar magnitud.
“Una reunión de cierre puede resultar muy enriquecedora. Es un momento importante y efectivo para practicar la autocrítica y mejorar los métodos organizativos”.
2. La Comunicación
“¡Todo lo que no comuniques, no existe!”
No debemos olvidar la importancia de comunicar antes, durante y después de cada evento. Tras la celebración, existen infinidad de momentos sobre el acontecimiento, susceptibles de ser comunicados para mantener vivo el recuerdo y las relaciones.
Si en el evento participaron distintas empresas como patrocinadores, sponsors y otros colaboradores, es fundamental que tras la finalización, se comparta un resumen sobre lo sucedido, el material de comunicación, las herramientas y canales que se utilizaron junto a un informe sobre los resultados.
Recoge, crea y publica todo el material audiovisual, información y datos específicos que consideres relevante (número de asistentes, actividades, invitados especiales, patrocinadores). Utiliza todos los canales y herramientas que hayas creado para el evento.
Para las comunicaciones a través del correo electrónico, no olvides dirigirte siempre de forma personalizada a invitados, patrocinadores, colaboradores y por supuesto a los medios de comunicación.
3. De bien nacido es ser agradecido
Como dice el refranero, recuerda siempre la importancia de la gratitud. Además de a tu equipo, no olvides agradecer siempre a participantes, colaboradores, proveedores, medios, sponsors y patrocinadores que han contribuido a la celebración y éxito de tu evento.
En el caso de que tengas que enviar material documental (preferiblemente digital) recuerda que la carta de agradecimiento irá en primer lugar del informe final del evento.
4. Medición de resultados
Para obtener una visión más global y certera del evento, desde el punto de vista financiero y administrativo, además de los gastos fijos, de la partida para imprevistos y los ingresos, no olvides plasmar en el balance contable todos los gastos extraordinarios que se hayan podido producir.
«En general, suele existir desconocimiento sobre los efectos y la rentabilidad de organizar un evento, dado que la mayoría de los resultados que proporcionan, suelen ser inmateriales e intangibles».
Es cierto que en la comunicación en vivo suele resultar un reto medir el retorno de la inversión, ya que existen acciones difíciles de valorar de forma cuantitativa. Por ello, será importante que aportes -en la mayor medida que te sea posible- un resumen sobre el retorno por objetivos (ROO) además de por inversión (ROI).
ROI (Return of Inversión).
Este indicador nos permite medir el rendimiento que hemos obtenido de una inversión. El ROI consiste en cuantificar económicamente los objetivos. Es el valor económico generado como resultado de la implementación de diferentes acciones. Para poder medir su rentabilidad, la fórmula tradicional es: (beneficio – inversión) / inversión. Esto dará como resultado una cifra que representa los ingresos obtenidos por la acción, descontando los costes de la inversión.
“La rentabilidad de un evento no sólo se mide en euros, es importante medir también los resultados cualitativos del mismo”.
ROO (Return on Objectives)
Es la valoración cualitativa y cuantitativa del cumplimiento de los objetivos. Para alcanzar los objetivos definidos tendremos en cuenta las características SMART (Specific, Measurable, Assignable, Realistic and Time-related). Es decir, específicos, medibles, asignables, realistas y dentro del calendario o timing establecido.
Con esta fórmula se obtendrán resultados no financieros (visitas a la página web, comentarios positivos y encuestas de satisfacción, imputs de prensa, clicks, satisfacción de los patrocinadores). Los datos cualitativos y cuantitativos te ayudarán a analizar si los objetivos preestablecidos se cumplieron o no.
5. La evaluación
Al evaluar todas las áreas involucradas, podremos completar nuestro informe y plasmar todo lo realizado en las distintas fases. Este análisis, permitirá a tu equipo y a la empresa que te ha contratado, conocer con mayor exactitud los resultados obtenidos.
- ¿Se han alcanzado los objetivos marcados?
- ¿Está satisfecho nuestro cliente con los resultados obtenidos?
- ¿Están satisfechos los patrocinadores con los resultados obtenidos?
- ¿Qué impacto hemos causado en nuestro público objetivo?
- ¿Hemos gestionado correctamente nuestra comunicación?
- ¿Inputs de prensa?
- ¿Se utilizaron las herramientas y los canales adecuados? ¿Cuáles?
- ¿Qué opinión tienen nuestros colaboradores / proveedores?
- ¿Presupuesto Vs Gastos? ¿Ingresos Vs Gastos?
Crea un feedback sobre los resultados a través de encuestas a proveedores, colaboradores y asistentes. Realizar una recopilación de datos, gastos de último minuto, recuento de extras no ponderadas en el presupuesto entre otros recursos, no solo nos dará la posibilidad de detallarlo en un informe final, también nos ayudará a mejorar nuestra producción y ejecución en futuros eventos.
6. Informe final
Toda la información sobre los datos cuantitativos como cualitativos, son relevantes y realizar un informe final sobre ellos es clave para demostrar el éxito obtenido. Por tanto, documentar los resultados sobre el rendimiento y los resultados económicos del evento, resultará imprescindible no solo para informar a vuestro cliente sobre toda la labor realizada, sino para optimizar la imagen del mismo y crear valor añadido a patrocinadores y otras entidades de interés.
7. ¿Qué datos debería contener?
El informe final debe ser un reflejo del evento, apuntamos algunos de los datos más relevantes que no deberían faltar.
- Briefing del evento.
- Acciones previas que se llevaron a cabo.
- Acciones durante el evento.
- Número de invitados, de oradores, autoridades o especiales.
- Patrocinadores y nivel de colaboración.
- Material que se entregó en el pre evento, durante el evento anuncios, programas, invitaciones, dossiers y notas de prensa, cartas de agradecimiento entre otras.
- Actividades, temáticas y protocolo. (Rueda de prensa, presentación de producto, discursos, mesa redonda, conferencias, sesiones de networking).
- En el supuesto de venta de entradas, número de inscripciones.
- Colaboradores o proveedores que intervinieron.
- Plan de seguridad que se elaboró y cómo se llevó a cabo.
- Material audiovisual, fotografías de las actividades, video institucional.
- Video resumen del evento.
- Encuesta, opiniones y evaluación de los participantes.
- Clipping Press.
- ROO / ROI y el balance contable final, donde quedará plasmado el resultado económico.
Será necesario que el contenido del material se elabore en función de a quién vaya dirigido. Por lo que al compartir el informe, será muy importante adaptar y personalizar la información a los distintos destinatarios (empresa organizadora, asistentes e invitados especiales al evento, proveedores, medios de comunicación, patrocinadores) de acuerdo a su participación en el evento. Evitaremos por tanto, enviar un resumen general y/o facilitar información que puede resultar confidencial.
Además, dejar una carpeta institucional de la empresa puede dar una imagen muy positiva y si el patrocinador quedó conforme con el evento, el informe de postproducción puede ayudar a cerrar futuros acuerdos de colaboración.
Un objetivo en común
En la actualidad, el ritmo de la información y los canales de comunicación que tienen disponibles los consumidores, permite que multinacionales, pymes y microempresas compartan una visión: “Gestionar y potenciar la imagen corporativa”.
Conscientes de la necesidad de administrar su reputación corporativa y de la efectividad que tiene la comunicación en vivo, todas ellas están obligadas a reforzar su notoriedad, escuchar a los consumidores, aumentar su credibilidad e influir en sus públicos positivamente, con el fin de construir, mejorar o mantener en alza su imagen empresarial.
Confía en los profesionales
Sin embargo, esta visión compartida y los objetivos fijados por las empresas, pueden verse diluidos cuándo no se delega la gestión de la comunicación a los profesionales.
Sería impensable que el departamento de I+D+I de cualquier empresa no estuviera cubierto por personal cualificado. Del mismo modo, la gestión del marketing y comunicación corporativa debería ser gestionada por un equipo especializado.
El impacto de los eventos y una adecuada gestión de la comunicación corporativa, va mucho más allá del incremento de facturación. Por muy competitivo que sea el producto que se fabrique o comercialice, no disponer de un equipo interno o externo profesional, puede dañar seriamente los resultados y la imagen de la compañía.
Gracias a empresas y profesionales del sector por estar con nosotros siempre! 🙂
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