Uno de los trabajos fundamentales del travel manager o del departamento de gestión de viajes de una empresa es la buena organización y seguridad de los viajeros.
Esta ha sido una de las principales conclusiones que se han destacado durante la celebración del Seminario Anual de la Asociación Española de Gestores de Viajes de Empresa (AEGVE), que ha tenido lugar en Madrid, y que ha analizado también la situación actual de la gestión de viajes y los retos de los travel managers
Según Lourdes Arcones, de Retes Global Relocation Manager & Business Development Iberia Interdean Relocation Services (Grupo Santa Fe), analizó el caso de expatriación, destacando «la previsión y la coordinación» como esenciales para la preparación y gestión de la acogida de un el empleado y su familia lleguen al país de destino.
En cuanto a la seguridad en un viaje de negocios, el jefe de Seguridad Internacional de Repsol, Ricardo Illán, ha destacado la importancia del trabajo «codo con codo» del departamento de seguridad de una compañía con el departamento de gestión de viajes o con la agencia organizadora. Lo primero, según ha señalado illán, sobre todo en compañías multinacionales, es definir objetivamente los riesgos a los que se pueden enfrentar los viajeros por países y también particularizado por zonas; y revisarlos periódicamente.
¿En qué punto se encuentra la gestión de viajes?
El Seminario de AEGVE también ha contado con la participación de Carlson Wagonlit Travel (CWT) para presentar su estudio ‘¿En qué punto se encuentra la gestión de viajes?’ —realizado por el CWT Travel Management Institute sobre empresas de todo el mundo–, a cargo del program manager de CWT, Guillaume Delaitre, y del director regional de Ventas de CWT, Jesús Maguregui. En el estudio se refleja entre otras, la importancia de contar con colaboraciones de agencias organizadoras profesionales y una política de viajes corporativa frente a algunas prácticas que dejan ciertas reservas abiertas.
Retos de la gestión de viajes
Para finalizar el Seminario Anual de AEGVE, los travel managers de Laboratorios Rovi y de Maxam, Margarita Algaba y Andrés Ibáñez, respectivamente, han analizado los ‘retos para el gestor de viajes’ teniendo en cuenta el alcance y la magnitud de sus compañías, es decir, una básicamente nacional y la otra internacional. En este sentido, Algaba ha señalado que la actividad de gestión de viajes en su compañía se realiza en colaboración con la agencia de viajes externa teniendo siempre en cuenta la política de viajes marcada. La travel manager de Rovi ha reconocido que en su gestión de los viajes le es necesario mejores sistemas tecnológicos a la hora, por ejemplo, de controlar los gastos. Asimismo, Algaba ha destacado la importancia de las herramientas de autorreserva, informar a los usuarios (trabajadores y viajeros) y tener un respaldo absoluto de la dirección de la empresa.
Por su parte, Andrés Ibáñez ha comentado la actividad de business travel en una compañía que está presente en los cinco continentes. El 90% de la facturación de viajes de Maxam se genera por desplazamientos al extranjero y tan solo el 10% procede de viajes por España. En este contexto, según ha afirmado Ibáñez, la política de viajes de su empresa se ha definido con una visión global y cuya gestión se lleva a cabo a través de herramientas también globales y que están disponibles en siete idiomas. La gestión de los viajes, en este sentido, así como la elaboración de la política de viajes, tiene que adaptarse, tanto a la globalización como a las particularidades de cada país y del perfil de los usuarios. www.nexotur.com
