Las relaciones con los medios de comunicación cobran cada vez mayor importancia y cada día se las considera más necesarias, ocupando una posición central dentro de las relaciones públicas.
Conocer los medios, saber cómo trabajar con cada uno, producir material para ellos, cumplir con sus requerimientos de estilo, cumplir con posplazos e interesar a sus audiencias, es una parte muy importante de nuestro trabajo.
Cuando se organiza un evento y sobre todo de promoción, crear una positiva relación con los medios de comunicación, es fundamental para los profesionales de las relaciones públicas. Debemos prestar atención de cómo vamos a conectar con nuestro público objetivo y contar con el apoyo de los medios de comunicación es crucial, tanto los convencionales como las redes sociales. ¡Aprender a relacionarse con ellos puede ser la clave de nuestro éxito!
Según James Grunig, “las relaciones con los medios ocupan una posición central en las relaciones públicas, porque éstos sirven de gatekeepers controlando la información que fluye a otros públicos de un sistema social.”
Existen diferentes maneras de comunicar un evento promocional: Entrevistas a los protagonistas de la promoción del evento, la organización de una rueda de prensa, emitir un comunicado, etc. Aquí van cinco consejos para tratar con los medios de comunicación.
1 Una buena agenda. Para informar de un evento de manera efectiva, es esencial contar con una base de datos de periodistas a los que de alguna manera pueda interesarles tu evento. La base de datos debe ser actualizada por lo menos una vez al año y tenemos que intentar cultivar una relación fluida con los profesionales o, al menos, con los más importantes. Si no tienes un departamento de comunicación, ¡puedes delegar todas estar tareas en una empresa externa!
2 Facilita el trabajo a la prensa. Para la prensa, es vital que facilites toda la información necesaria para la difusión del evento. En el caso de lanzar un disco o un libro deberías enviar a los periodistas un dossier con toda la información.
3 Escoge el espacio adecuado. Al elegir un lugar para celebrar tu conferencia de prensa o evento de promoción, opta por uno que tenga capacidad para todos los invitados. No puede ser demasiado pequeño, pero tampoco demasiado grande para que no se vean demasiados espacios vacíos.
4 Convoca a la prensa. Cuando toca convocar a la prensa no se puede dejar nada al azar. Tienes que estar en todo: Elegir el momento, verificar las condiciones de sonido y de iluminación, delimitar dónde se colocarán las cámaras de televisión, facilitar el material gráfico, DVD o la carpeta con toda la información que queremos transmitir… No te olvides de probar (y asegurarte de que hay) micrófonos y proyectores por si los necesitáis.
5 Mímales. Los profesionales han hecho el esfuerzo de organizarse para salir y regresar a la redacción. ¡Qué mejor que cuidarles con un buen cátering! Durante el cóctel, además, podrás conocer sus impresiones y tener algo de feedback sobre el evento.
