Cuando organizamos un evento y tras definir en nuestro briefing  los objetivos, el target, así como las estrategias de comunicación que queremos adoptar, uno de los procesos de la pre-producción más importantes es la elección del lugar.

Para lograr  una comunicación en vivo exitosa y efectiva, cuidar los espacios y escenarios protocolarios es imprescindible dentro del ‘’como’’ organizar un acto. A través de ellos, además de una óptima gestión de realización y desarrollo del evento, podremos conseguir elementos comunicativos que servirán como una estrategia más.

Naturalmente, nuestros espacios variarán según el acto que estemos organizando, dado que no es lo mismo una presentación de un producto, que una conferencia.

Otro aspecto importante que nos ayudará a acertar a la hora de elegir nuestro emplazamiento,  será tener muy presente el número de asistentes, parece obvio, pero  os aseguramos que hemos visto de todo! 😉 pensad si en vuestro evento se van a realizar actividades tales como talleres, gamificación, networkig, conferencias,  un baile de gala, un aniversario corporativo con espectáculo, un cocktail informal con animación, una conferencia, o bien es un acto con presencia institucional, autoridades y medios de comunicación.

Por ello, el espacio aconsejado, nunca será igual, dependerá del tipo de evento y objetivos fijados del mismo. Cada acto tiene que tener una coherencia, por tanto, los espacios deberán adecuarse a tus necesidades y objetivos.  Imprescindible que realices las visitas de inspección al lugar o lugares que más encajen con tu proyecto.  Encontrarás verdaderos profesionales en salas y cadenas hoteleras, que te ayudarán en todo momento.

ESPACIOS PARA TUS EVENTOS

Sea cual sea la tipología de tu evento, estudia, analiza e investiga la mejor ubicación para tu evento, busca la diferenciación. Te damos  algunos ejemplos de los principales espacios para el desarrollo de cualquier acto:

• Auditorios públicos y privados.
• Ferias o Salas de Congresos.
• Salas, jardines y espacios exteriores en una cadena hotelera.
• Espacios rurales y  entornos con encanto. Castillos, masías, fincas etc…
• Espacios Singulares: Una bibliotecas, un museo, un mercado de alimentación, una parada metro subterránea, teatros, cines, espacios públicos, jardines y lugares con carácter emblemático.

Sea cual sea el  espacio que elijas, es muy importante seguir adecuando las estrategias comunicativas. No olvides ser cuidadoso con cada detalle, aporta creatividad y originalidad sin olvidar el mensaje que deseas transmitir para aportar diferenciación e identidad a tu marca.  Con respecto a la decoración de espacios y escenografía, intenta ser creativo y más si tu presupuesto te lo permite, pero ante la duda o escasez de recursos… Menos es más 😉

Para aquellos eventos más formales o institucionales, cabe destacar que en estos casos, deberás tener en cuenta los diferentes escenarios protocolarios, así como otros aspectos de organización previa más específicos. Te recomendamos  que si no tienes demasiada experiencia, cuentes con la ayuda de un equipo profesional con amplios conocimientos sobre protocolo. Cuando hablamos de escenarios protocolarios nos referimos a todas las zonas destinadas al transcurso del propio acto y que estarán condicionadas según tipología y autoridad de los asistentes. Para actos oficiales o con presencia institucional, se deberán ordenar espacios y personas se según RD o bien bajo la normativa vigente de cada comunidad autónoma donde se celebre el acto.  ( dónde se realizará la recepción de los asistentes y autoridades, la colocación de los mismos dentro del acto, el espacio para ponencias o discursos, las banderas,  la sala de prensa, etc.)  Por ejemplo, en una firma de convenio, además de una rigurosa puesta en escena, el espacio adecuado deberá ser amplio, equilibrado en cuanto a decoración y tecnología. Es esencial que tenga una buena iluminación y todo el material necesario para su realización. En cuanto a tecnología, efectos y creatividad, resérvalo mejor para otro tipo de actos 😉

¿EN QUÉ EVENTOS PUEDO DEFINIR ESTOS ESPACIOS?

Hay diferentes tipologías de evento, donde será imprescindible la colocación de estos escenarios.

ACTOS PRIVADOS: Aquellos de carácter no oficial organizados por asociaciones o empresas. Si a nuestro acto asisten autoridades políticas, institucionales o personalidades relevantes tendremos que tener en cuenta además, ciertos aspectos del protocolo oficial, por ello  la distinción de los diferentes espacios,  será muy importante.

ACTOS OFICIALES: De carácter público y generalmente organizados siempre por las Administraciones Públicas, el Estado, Comunidades Autónomas, localidades, etc.

ACTOS CON O PARA LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Cuidar la relación con los medios de comunicación es esencial. En la medida de lo posible,  intenta facilitar  el trabajo en todo momento a los periodistas. Envía con tiempo toda la información necesaria del acto. Incluye invitación e implícales. Ellos son un parte muy importante de tu evento, de modo que cuida mucho tus relaciones. Por otro lado, se encuentran los eventos dirigidos exclusivamente a los medios de comunicación. En este caso, las estrategias estarán diseñadas por y para la prensa que hayas seleccionado, que será tu target exclusivo.

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