Los viajes constituyen un aspecto consustancial en el desarrollo de las empresas.
En la medida en la que éstos contribuyen a la captación de un nuevo negocio, a la ampliación de los mercados para la distribución de productos, a reforzar los procesos de relación nuevos partners y públicos clave, al conocimiento de la competencia, etc. Un estudio realizado GEBTA viene a confirmar este aspecto. De forma muy resumida podemos establecer que dicho estudio pone de manifiesto dos hechos fundamentales:
- Las exportaciones españolas y los viajes de negocio de las empresas españolas al extranjero, siguen patrones idénticos: cuando aumentan los viajes de empresa al exterior, crecen las exportaciones españolas y cuando aquellos disminuyen, lo hacen también estas.
- El impacto por cada euro invertido en viajes de negocio al exterior de las empresas españolas, es de 118,9€ de media. Dicho en otras palabras, para obtener un millón de euros en exportación, deberemos invertir de media, 8.000 euros en viajes de negocios. El cruce de los datos (exportaciones y cifras de los viajes de empresa) durante el periodo 2007/2012 no ofrece lugar a dudas, y además se confirma también cuando analizamos esos mismos datos por áreas geográficas o en los principales mercados.
ME PASO A LA VIDEOCONFERENCIA?
Las tecnologías alternativas están llamadas a convivir con los otros viajes y a complementarse mutuamente. La mejor prueba de ello son la muchas empresas de gestión de viajes de negocio ofrecen desde hace tiempo soluciones de videoconferencias o incluso de telepresencia, para poder dar un servicio integral a sus clientes.
Pero los atributos de las reuniones presenciales y de las reuniones virtuales no son en absoluto lo mismo.
- Las reuniones presenciales se asocian de modo mucho más directo e inmediato con la capacidad de generar crédito y confianza (“build trust”)
- La videoconferencia se suele asociar en mayor medida a la divulgación de la información, presentación de datos o incluso la urgencia.
La capacidad de generar crédito es un elemento clave en toda relación comercial y si el viaje y a reunión presencial contribuyen a ello, es aconsejable que las empresas no dejen estos espacios sin cubrir que puedan ocupar sus competidores.
Si usted no viaja ni realiza eventos/reuniones para sus clientes… Lo hará su competencia y hasta es probable que les visite!
Y es que estudios realizados en EE.UU y Europa demuestran que el impacto del recorte en los viajes de empresas y eventos, se traduce en un descenso en los beneficios del 12%
El primer año, una vez reanudado el ritmo de gastos, se requieren entre 2 y 3 años para recuperar el nivel de beneficios inicial. Estos mismos estudios revelan que el 25% de los actuales clientes y 28% de los ingresos se perdería a favor de empresas de la competencia, si se abandonaran las reuniones/eventos internos.
CUANDO ES IMPRESCINDIBLE VIAJAR?
En actualidad prima la necesidad de las empresas de optimizar costes. La pregunta a plantear sería… cuando puede prescindirse de un viaje de reuniones?
A tenor de diversos estudios nacionales e internacionales realizados en esta materia, cabría afirmar que las reuniones/eventos presenciales son indispensables en:
- Procesos en los que la empresa tenga por objeto la creación de lazos y relaciones.
- En todos los momentos en los que la empresa tenga previsto iniciar algún tipo de cambio relevante ( de procesos, de producto etc..)
- Captación nuevos inversores o clientes fuera de su área geográfica.
- Promover los procesos de innovación o mejora.
A efectos internos de la organización:
- En los escenarios en las que quiera trasladar un “entorno emocional positivo” para propiciar colaboraciones, motivación personal ( Fomentar la pertenencia de empresa, un aspecto muy importante que las empresas deben cuidar de modo especial en momentos como el actual ) No siempre resulta aconsejable substituir las reuniones internas presenciales, por formatos tecnológicos.
Por tanto y a tenor de las actuales cifras y estudios:
- Hoy día nadie pone en cuestión que la exportación y promoción externa es uno de los motores indiscutibles de la economía. El 56% de las ventas en IBEX35 por ejemplo, proviene del exterior. Compañías como Gamesa venden el 100% de sus productos fuera de España. Además tal y como indica el estudio de Icex: “Internacionalización, empleo y modernización de la ecomía” Las empresas que salen al exterior crean más empleo estable y mejor cualificado.
- El viaje de negocios, es una herramienta estratégica. Si las exportaciones son el motor, el viaje es la gasolina. Como tal, las compañías debieran alinear su política de viajes a la estrategia corporativa (mercados potenciales, clientes, proveedores etc) en lugar de analizar aisladamente los viajes como una partida de gasto más./ www.gebta.es
