El patrocinio, está considerado por la mayoría de expertos como una poderosa herramienta de marketing, asociado a las relaciones públicas e institucionales. Desde la cultura del marketing y la comunicación, se entiende por tanto, como la generación de oportunidades de negocio, que ayuda al establecimiento de sinergias empresariales, siempre basadas en el “win to win”.

Lograr uno o varios patrocinios para tu negocio, proyecto o evento, suponen un gran reto para empresas y agencias. Por ello, identificar a los patrocinadores potenciales, redactar un resumen completo de tu proyecto y comunicar correctamente los objetivos, basados en el retorno de la inversión, te ayudará a aumentar considerablemente tus posibilidades de éxito.

En la actualidad, los patrocinadores juegan un papel muy importante en cualquier tipo de eventos. La mayoría de los sponsors, lo que buscan fundamentalmente es generar nuevas oportunidades de negocio, establecer nuevos contactos, así como dar a conocer sus productos y marcas.

Dime cómo es tu evento y te diré qué tipo de patrocinio necesitas

Al patrocinar un evento, las empresas buscan llegar a su target y obtener la mayor visibilidad posible entre su audiencia. A su vez, hay que tener en cuenta que el tipo de empresas que escojas para tu evento, serán parte importante de la imagen del mismo, por lo que la clave consistirá, en saber escoger el patrocinador adecuado, para que tanto evento y sponsors cumplan sus propios objetivos.

Por tanto, antes de que inicies tu búsqueda de patrocinadores, es importante que definas previamente, qué tipo de esponsorización deseas para tu evento, en función de tu proyecto y los objetivos del mismo. Elabora una lista que defina en qué consiste el patrocinio que estás buscando, el tipo de empresas potenciales que se ajusten y las que no.

Te ofrecemos algunos de los pasos más importantes, para lograr la consecución de tus objetivos.

1. Los objetivos Deberás tener en cuenta, si los objetivos de la esponsorización serán marketing, recaudar fondos, establecer asociaciones a largo plazo y qué beneficios obtendrán las empresas, dependiendo del nivel de patrocinio.
2. Define el target Mientras que el plan de marketing definirá el tipo de empresas de las que te interesa obtener patrocinio, la estrategia de esponsorización servirá para detectar a aquellos sponsors que deseen llegar al target de tu evento.
3. Identifica y conoce en profundidad a tus patrocinadores potenciales. Antes de contactar con los patrocinadores potenciales para tu evento, es importante investigar. Tener información sobre los antecedentes de los patrocinadores potenciales, te será de gran ayuda para conseguirlos. Piensa qué beneficios obtendrían ellos al patrocinarte. Analiza y busca información de cada empresa que sea un potencial patrocinador para tu proyecto. Revistas especializadas, webs, blogs, informes anuales, estadísticas, etc., con el fin de conocer los objetivos de marketing actuales de las empresas a las que quieras contactar para tu evento. Conoce también qué productos nuevos han sacado al mercado, quiénes son sus competidores, cuáles son sus políticas de patrocinio y si alguna vez han patrocinado un evento similar al tuyo.
4. Anticipa las necesidades de cada patrocinador potencial. Te ayudará también si conoces como gestionan su comunicación, los datos demográficos, el modelo de negocio y los objetivos de tus patrocinadores potenciales. Muchas empresas tienen políticas de patrocinio muy definidas, por lo que debes asegúrate que sus requisitos no obstaculicen los objetivos o beneficios que quieras obtener con tu evento. Otra vía posible es contactar con el patrocinador potencial, por teléfono o en persona, para obtener más información y establecer una relación personal con la empresa antes de presentarle la propuesta de patrocinio.
5. Elabora un informe. Haz bien tus deberes y prepara un dossier donde no solo incluya el cómo “vender” tu evento o proyecto, sino que contenga un resumen ejecutivo o una declaración detallada sobre las características y misión del evento o negocio. A la hora de presentar tu evento al patrocinador potencial y que éste pueda comprometerse, es importante informarle a través de la exposición de una serie de datos con la mayor claridad posible: objetivos, propósito del evento, niveles de esponsorización y beneficios que obtendrán ambas partes (marketing, promoción, hospitality, relaciones públicas y medios de comunicación, acceso especial a eventos, número de asistentes invitados, oportunidades de networking, exclusividad, visibilidad en los medios, etc.). Enumera el presupuesto para tu negocio o evento y decide qué es lo que deseas por parte de los patrocinadores. Incluye los diferentes niveles de patrocinios (oro, plata, bronce).  Explica las aportaciones para cada nivel y argumenta claramente los beneficios que obtendrá al patrocinar tu proyecto o evento. (Participación en el evento, marca exclusiva, etc…) Atrae a los patrocinadores potenciales usando tu conocimiento sobre su modelo de negocio, audiencia y objetivos, explicando cómo se beneficiarán por patrocinarte. No olvides incluir argumentos acerca de la cobertura de prensa y otras oportunidades promocionales.
6. Dedica tiempo. En ocasiones, es posible que tengas una fecha límite para conseguir patrocinadores. Lo aconsejable es que dispongas de suficiente tiempo para realizar la búsqueda y negociación con los que hayas seleccionado. En un mundo ideal, 🙂  el margen de tiempo recomendado sería mínimo de unos seis meses. La realidad no obstante, acorta significativamente dicho periodo, por lo que intenta ganar el mayor tiempo posible para lograr establecer contacto, presentación de tu proyecto y negociación a los patrocinadores con mayor potencial para tus intereses. No olvides realizar un correcto seguimiento de los comunicados, llamadas o informes que hayas enviado.
7. Evita la dispersión y personaliza tu enfoque para cada patrocinador. Quizás sea tentador enviar el mismo tipo de comunicación a todas las empresas que hayas seleccionado, pero en absoluto es una práctica que te recomendamos. Personaliza para cada patrocinador de tu lista, su propio comunicado, correo electrónico, paquete y correspondencia que envíes.
8. ¿Cuándo realizar la gestión de búsqueda de un patrocinador? Las tareas de captación y toma de contacto con las empresas, pueden realizarse siempre en cualquier momento del año. No obstante, recuerda que las partidas presupuestarias, se van agotando a medida que transcurre el ejercicio. De modo que, para encontrar una respuesta afirmativa acerca de tus negociaciones, busca la época del año donde los presupuestos y las distribuciones por departamentos, se acaben de constituir. Naturalmente cada empresa imparte sus propias políticas y distribución de presupuestos, así como de fijación de nuevos objetivos. Por tanto, la época a la que hacemos referencia, podrá variar entre los meses de noviembre a febrero.

Otras fórmulas Existen otras fórmulas de patrocinio, integradas en las estrategias de marketing y comunicación, tal vez alentadas por el escenario económico vivido estos años. Estas suelen darse fundamentalmente por parte pymes y microempresas, que necesitan otras vías de financiación para sus proyectos y eventos.

Algunos de los conceptos más aplicados y conocidos en la actualidad son:

• Micro patrocinio (para acciones puntuales que complementen tu proyecto)
• Patrocinio colaborativo, contraprestaciones basadas en las colaboraciones de cualquier nivel. Se contemplan personas individuales, asociaciones, empresas, con ventajas en asociación de imagen de marca, menciones del apoyo solidario, invitaciones, un post de agradecimiento en el blog corporativo, etc…
• Patrocinio en especie, puedes establecer que las contraprestaciones se basen exclusivamente en esta tipología, sin aportaciones económicas. Son aportaciones través de imagen, de marca, servicios y productos.
• Micromecenazgo o Crowdfunding. Creación de tus propias campañas. Consiste fundamentalmente en financiación de proyectos profesionales, a través de aportaciones privadas.

El patrocinio permite una gran variedad de posibilidades de asociación  o de contraprestaciones relacionadas con tu marca, producto, servicio, proyectos, estrategias sociales y digitales. Tan sólo hay que darle un sentido  y estructurarlo en un plan de patrocinio.

No olvides ser creativo en tus exposiciones. Planifica, desarrolla, mide y haz seguimiento. Investiga, pregunta, conoce a tu cliente y su empresa. En tiempos de crisis, más que “socios temporales” hay que lograr establecer relaciones duraderas.

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