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12 recomendaciones para la planificación, organización y celebración de un evento

  1. Establece tus objetivos y presupuesto. Convoca con antelación y controla todas las fases de producción  al detalle ( proveedores, seguridad, personal externo, imprevistos etc…)  incluidas las  confirmaciones de asistencia.
  2. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, contrata los servicios de una agencia profesional con experiencia en el sector. 
  3. Si convocas a instituciones o en tu evento habrá presencia de autoridades, no olvides convocar con un mínimo de 6 meses de antelación. Para realizar el seguimiento de asistencia, deberás establecer una fluida y permanente comunicación con los gabinetes correspondientes. Por supuesto tu equipo debe conocer las bases del protocolo para convocar, recibir, atender y despedir a las autoridades que acudan a tu evento.
  4. Innova, sé creativo, piensa! La mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
  5. Asegúrate de que los participantes socialicen y participen. Organizar un networking, será uno de tus principales objetivos para ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil “romper el hielo” y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovecha el poder de la “gamification” (La integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza, impacto y enfoque).
  6. Conoce a tu público! Adapta a tus invitados el mensaje y los contenidos del evento  Si las personas que asisten a tu evento, son tus clientes, inversores, proveedores o empleados, debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Si el acto lo requiere, siempre debes incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.
  7. Cuida mucho a los medios de comunicación. Si en tu evento habrá presencia de  medios, elabora con tiempo un dossier de prensa del acto, para enviarlo a cada medio junto a la invitación. Buenas relaciones con la prensa y un lugar destacado para ellos en tu evento, serán clave para contribuir al éxito del mismo.
  8. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba que sus instalaciones así como la comunicación con las mismas sean adecuadas y acordes con lo que deseas realizar. (espacios interiores, exteriores, salas de conferencias, cátering, Wi-fi, transfer invitados, seguridad, personal externo, adaptación a personas con minusvalías etc…)
  9. Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento. Es posible que tenga un coste adicional, pero tus acciones tendrán una imagen social y/o medioambiental que ayudarán a contribuir  los valores de tu empresa.
  10. En cuanto tengas los timings de producción, asegúrate de crear un sitio web atractivo e informativo sobre el evento  (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) actualizado en todo momento. No solo será una herramienta muy importante para la difusión, si no que contribuirá con la interactuación de los asistentes. Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar tu evento antes y después de su celebración.
  11. Fotografía los momentos de tu evento. Grabar vídeos de la zona de exposición  con entrevistas a expositores y visitantes, te permitirá colgar de inmediato o con posterioridad en el sitio web oficial del evento.
  12. Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI)